5.1. Infosüsteemi strateegia lähtealused
Süsteemi loomisel on mõistlik lähtealusena kasutada infosüsteemi elutsükli käsitlust ja infosüsteemi strateegia komponente.
Organisatsiooni infosüsteemi võib vaadelda kui vahendit, mis võimaldab juhtida töökorraldust ja kommunikatsiooni, integreerides informatsiooni kogumise, salvestamisse ja töötlemise tegevused ühtseks kommunikatsiooniprotsessiks.
Ettevõtte edukus sõltub otseselt informatsioonist ja seega infosüsteemi peamiseks eesmärgiks on hõlbustada infovahendamist ja koostööd sihtrühmadega.
Infosüsteemi elutsükkel kaasab järgnevad süsteemi planeerimise ja loomise etapid:
1) Eeluuring
2) Eesmärkide määratlemine
3) Analüüs ja modelleerimine
4) Lahenduse realiseerimine
5) Juurutamine
6) Ekspluateerimine (kasutuselevõtt, hooldus, tagasiside).
Eeluuringu eesmärk on püstitada süsteemi loomise lähteülesanne, määratleda prioriteedid ja täpsustada valdkonnad, mille lahendamine peaks toimuma infotehnoloogia kaasabil. See on vajalik vajaduste ja olukorra selgitamiseks ning arenduskontseptsiooni ja strateegia loomiseks. Eeluuring annab informatsiooni, mille alusel on võimalik hinnata infosüsteemi olulisemate komponentide loomiseks vajalikke ressursse; seda on võib kasutada alusmaterjalina organisatsiooni infostrateegia välja töötamisel. Põhiline töömeetod on intervjuud ettevõtte juhtiv- ja erialaspetsialistidega ning saadud tulemuste analüüs. Orienteerumaks infosisus ja -struktuurides eesmärgiga luua infosüsteem, tuleb osata esitada õigeid küsimusi, tunda küsitlemise tehnikaid ning teha vajalikke ja objektiivseid järeldusi (Lauer, Peacock, Graesser, 1992). Küsitleda või intervjueerida tuleks kõiki süsteemi peamisi kasutajaid, määratledes nende infovajadused ja ootused, kuid samuti ka probleemid seoses loodava süsteemiga.
Eesmärkide määratlemine aitab infosüsteemi viia visioonist lahenduseni. Selles etapis tuuakse eesmärkide vaade, mis esitab infosüsteemi eeluuringus määratletud nõudeid ja infovajadusi. Kasutada tuleb üldisi, reaalse süsteemi eesmärkidest tulenevaid ja konkreetseid, infotehnoloogia omadustest tulenevaid eesmärke. Infosüsteemi jaoks on kontekstiks infokeskus kui organisatsioon, millel on eesmärgid, mida ta oma protsessidega täidab. Korraldatud infotööga toodetakse teadmisi, mida kasutatakse organisatsiooni eesmärkide saavutamiseks. Seega infosüsteemi eesmärgid on info-pakkumine, tegevuste toetamine organisatsiooni eesmärkide saavutamiseks, töötajate infotehnoloogia-alaste vajaduste rahuldamine vastavalt kohustustele. Eesmärgid määratletakse dokumentatsioonis, mis on aluseks süsteemianalüüsil.
Analüüsi ja modelleerimise etapis toimub süsteemi analüüs ja disain.
Süsteemanalüüsi ja disaini juurde kuulub alati infosüsteemi arendamise või muutmise nägemus.
Infosüsteemi arendust määratletakse kui reglementeeritud süsteemitööd: arendus- projekti- ja grupitööd, mis toimub organisatsiooni ja tema liikmete suhtlusvõrgul ja kulgeb faaside kaupa. Siia kuuluvad tegevustena juhtimine, kvaliteedijuhtimine, teabetöö ja koolitus, analüüs, disain ja rakendus. Süsteemanalüüsi võib vaadelda kui keeruliste probleemide lahendamise metodoloogiat, mis toetub süsteemi kontseptsioonile. Süsteemanalüüs on vahetult seotud modelleerimisega, kirjeldades seda kui uuritava süsteemiga sarnase süsteemi loomist, mida nimetatakse eelmise mudeliks ja mis asendab uuritavat objekti uurimisprotsessis (Väljaots, 1986). Infosüsteemi arendus hõlmab järgnevaid protsesse: analüüsitegevus – toimub tegevuste määratlemine, mida süsteem peab täitma; disainitegevus – uuritakse, kuidas süsteem talle esitatud nõudeid täidaks; konstrueerimistegevus – toimub disainilahenduse realiseerimine.
Lahenduse realiseerimise etapis toimub süsteemi loomine, mis haarab järgnevaid protsesse: lahenduskeskkonna valik; moodulite, andmetabelite ja kasutajarollide tehniline projekteerimine; teostus. Teostus tähendab lahenduse lõplikku väljatöötamist ja testimist, infosüsteemi sobitamist kasutajakeskkonda, andmetabelite ja kasutajarollide loomist ning valmislahenduse testimist. Etapi tulemuseks on kasutaja jaoks valmis infosüsteem.
Juurutamine tähendab infosüsteemi käivitamist, hõlmates lahendus-keskkonna (riistvara, tarkvara, kommunikatsioonid) installeerimist, kasutajate koolitamist, uute tööprotseduuride käivitamist, süsteemi hoolduse käivitamist.
Ekspluateerimine hõlmab infosüsteemi kasutuselevõttu, hooldust ja tagasiside kogumist. Hooldus eeldab süsteemi töö tagamist kuni infosüsteemi kasutusea lõpuni. Infosüsteemi kasutusiga on määratletud vastavalt kliendi vajadustele süsteemi järele. Kasutamine peab andma kliendile majanduslikku efekti ja soodustama igapäevatööd. Ekspluateerimise kestel tehakse perioodilist hooldust, kogutakse tagasi-sidet süsteemi täiendamise kohta, probleemide korral saadakse abi loojalt.
Organisatsiooni juhtimise põhimõttel on infosüsteemi strateegia loomisel oluline tunda tausta, keskkonda, kus paikneb antud infosüsteem. Samuti on keskkonna tundmine tähtis süsteemi elementide kindlaks määramise seisukohalt.
Süsteemi elementideks võivad olla ka keskkonnas tegutsevad institutsioonid ja organisatsioonid.
Seega infosüsteemi võib iseloomustada läbi infokeskkonna elementide.
Infosüsteemi loomisel ja planeerimisel on otstarbekas välja töötada infosüsteemi strateegia, mis haarab informatsiooni ja infotehnoloogia strateegiad. Infosüsteemi strateegia hõlmab organisatsiooni eesmärgid ja määratletud infovajadused ning arvutisüsteemi võimalused infopakkumiseks.
Antud visioon integreerib infosüsteemid organisatsioonilise keskkonnaga (Wilson, 1989; Allen, 1995). Infosüsteemi strateegial on neli erinevat komponenti: informatsiooni strateegia, infotehnoloogia strateegia, infojuhtimise strateegia ja muudatuste juhtimise ja elluviimise strateegia.
Informatsiooni strateegia toimib vahendajana organisatsiooni ja infosüsteemi strateegiate vahel, määratledes, missugust informatsiooni on tarvis organisatsiooni peamiste eesmärkide ja funktsioonide ja strateegia täitmiseks. Siin vaadeldakse ka organisatsioon strateegia sobivust muutuvas keskkonnas ja muutunud arusaamade kontekstis.
Infotehnoloogia strateegia kaasab programmid ja platvormid, kuidas pakkuda informatsiooni. See puudutab tehnoloogilise infrastruktuuri vajadust, et täita infostrateegiast tulenevaid nõudeid.
Infojuhtimise strateegia puudutab meetodeid, kuidas infoteenused on organiseeritud institutsioonis (kesksed, jagatud, sisse-ostetud teenused), infopoliitikat, informatsioonile juurdepääsu ja kasutamist.
Muudatuste juhtimise ja elluviimise strateegia määratleb, missuguseid organisatsioonilisi muudatusi on tarvis, et infosüsteemi strateegia oleks edukas ning millal ja kes peaks seda teostama. Tähtis on, et strateegia elluviijad oleksid kaasatud selle formuleerimisse ja planeerimisse ning osaleksid vastavas tööprotsessis algusest lõpuni. ( Vt Infosüsteemi strateegia komponendid alloleval joonisel.
Organisatsiooni infosüsteemi võib vaadelda kui vahendit, mis võimaldab juhtida töökorraldust ja kommunikatsiooni, integreerides informatsiooni kogumise, salvestamisse ja töötlemise tegevused ühtseks kommunikatsiooniprotsessiks.
Ettevõtte edukus sõltub otseselt informatsioonist ja seega infosüsteemi peamiseks eesmärgiks on hõlbustada infovahendamist ja koostööd sihtrühmadega.
Infosüsteemi elutsükkel kaasab järgnevad süsteemi planeerimise ja loomise etapid:
1) Eeluuring
2) Eesmärkide määratlemine
3) Analüüs ja modelleerimine
4) Lahenduse realiseerimine
5) Juurutamine
6) Ekspluateerimine (kasutuselevõtt, hooldus, tagasiside).
Eeluuringu eesmärk on püstitada süsteemi loomise lähteülesanne, määratleda prioriteedid ja täpsustada valdkonnad, mille lahendamine peaks toimuma infotehnoloogia kaasabil. See on vajalik vajaduste ja olukorra selgitamiseks ning arenduskontseptsiooni ja strateegia loomiseks. Eeluuring annab informatsiooni, mille alusel on võimalik hinnata infosüsteemi olulisemate komponentide loomiseks vajalikke ressursse; seda on võib kasutada alusmaterjalina organisatsiooni infostrateegia välja töötamisel. Põhiline töömeetod on intervjuud ettevõtte juhtiv- ja erialaspetsialistidega ning saadud tulemuste analüüs. Orienteerumaks infosisus ja -struktuurides eesmärgiga luua infosüsteem, tuleb osata esitada õigeid küsimusi, tunda küsitlemise tehnikaid ning teha vajalikke ja objektiivseid järeldusi (Lauer, Peacock, Graesser, 1992). Küsitleda või intervjueerida tuleks kõiki süsteemi peamisi kasutajaid, määratledes nende infovajadused ja ootused, kuid samuti ka probleemid seoses loodava süsteemiga.
Eesmärkide määratlemine aitab infosüsteemi viia visioonist lahenduseni. Selles etapis tuuakse eesmärkide vaade, mis esitab infosüsteemi eeluuringus määratletud nõudeid ja infovajadusi. Kasutada tuleb üldisi, reaalse süsteemi eesmärkidest tulenevaid ja konkreetseid, infotehnoloogia omadustest tulenevaid eesmärke. Infosüsteemi jaoks on kontekstiks infokeskus kui organisatsioon, millel on eesmärgid, mida ta oma protsessidega täidab. Korraldatud infotööga toodetakse teadmisi, mida kasutatakse organisatsiooni eesmärkide saavutamiseks. Seega infosüsteemi eesmärgid on info-pakkumine, tegevuste toetamine organisatsiooni eesmärkide saavutamiseks, töötajate infotehnoloogia-alaste vajaduste rahuldamine vastavalt kohustustele. Eesmärgid määratletakse dokumentatsioonis, mis on aluseks süsteemianalüüsil.
Analüüsi ja modelleerimise etapis toimub süsteemi analüüs ja disain.
Süsteemanalüüsi ja disaini juurde kuulub alati infosüsteemi arendamise või muutmise nägemus.
Infosüsteemi arendust määratletakse kui reglementeeritud süsteemitööd: arendus- projekti- ja grupitööd, mis toimub organisatsiooni ja tema liikmete suhtlusvõrgul ja kulgeb faaside kaupa. Siia kuuluvad tegevustena juhtimine, kvaliteedijuhtimine, teabetöö ja koolitus, analüüs, disain ja rakendus. Süsteemanalüüsi võib vaadelda kui keeruliste probleemide lahendamise metodoloogiat, mis toetub süsteemi kontseptsioonile. Süsteemanalüüs on vahetult seotud modelleerimisega, kirjeldades seda kui uuritava süsteemiga sarnase süsteemi loomist, mida nimetatakse eelmise mudeliks ja mis asendab uuritavat objekti uurimisprotsessis (Väljaots, 1986). Infosüsteemi arendus hõlmab järgnevaid protsesse: analüüsitegevus – toimub tegevuste määratlemine, mida süsteem peab täitma; disainitegevus – uuritakse, kuidas süsteem talle esitatud nõudeid täidaks; konstrueerimistegevus – toimub disainilahenduse realiseerimine.
Lahenduse realiseerimise etapis toimub süsteemi loomine, mis haarab järgnevaid protsesse: lahenduskeskkonna valik; moodulite, andmetabelite ja kasutajarollide tehniline projekteerimine; teostus. Teostus tähendab lahenduse lõplikku väljatöötamist ja testimist, infosüsteemi sobitamist kasutajakeskkonda, andmetabelite ja kasutajarollide loomist ning valmislahenduse testimist. Etapi tulemuseks on kasutaja jaoks valmis infosüsteem.
Juurutamine tähendab infosüsteemi käivitamist, hõlmates lahendus-keskkonna (riistvara, tarkvara, kommunikatsioonid) installeerimist, kasutajate koolitamist, uute tööprotseduuride käivitamist, süsteemi hoolduse käivitamist.
Ekspluateerimine hõlmab infosüsteemi kasutuselevõttu, hooldust ja tagasiside kogumist. Hooldus eeldab süsteemi töö tagamist kuni infosüsteemi kasutusea lõpuni. Infosüsteemi kasutusiga on määratletud vastavalt kliendi vajadustele süsteemi järele. Kasutamine peab andma kliendile majanduslikku efekti ja soodustama igapäevatööd. Ekspluateerimise kestel tehakse perioodilist hooldust, kogutakse tagasi-sidet süsteemi täiendamise kohta, probleemide korral saadakse abi loojalt.
Organisatsiooni juhtimise põhimõttel on infosüsteemi strateegia loomisel oluline tunda tausta, keskkonda, kus paikneb antud infosüsteem. Samuti on keskkonna tundmine tähtis süsteemi elementide kindlaks määramise seisukohalt.
Süsteemi elementideks võivad olla ka keskkonnas tegutsevad institutsioonid ja organisatsioonid.
Seega infosüsteemi võib iseloomustada läbi infokeskkonna elementide.
Infosüsteemi loomisel ja planeerimisel on otstarbekas välja töötada infosüsteemi strateegia, mis haarab informatsiooni ja infotehnoloogia strateegiad. Infosüsteemi strateegia hõlmab organisatsiooni eesmärgid ja määratletud infovajadused ning arvutisüsteemi võimalused infopakkumiseks.
Antud visioon integreerib infosüsteemid organisatsioonilise keskkonnaga (Wilson, 1989; Allen, 1995). Infosüsteemi strateegial on neli erinevat komponenti: informatsiooni strateegia, infotehnoloogia strateegia, infojuhtimise strateegia ja muudatuste juhtimise ja elluviimise strateegia.
Informatsiooni strateegia toimib vahendajana organisatsiooni ja infosüsteemi strateegiate vahel, määratledes, missugust informatsiooni on tarvis organisatsiooni peamiste eesmärkide ja funktsioonide ja strateegia täitmiseks. Siin vaadeldakse ka organisatsioon strateegia sobivust muutuvas keskkonnas ja muutunud arusaamade kontekstis.
Infotehnoloogia strateegia kaasab programmid ja platvormid, kuidas pakkuda informatsiooni. See puudutab tehnoloogilise infrastruktuuri vajadust, et täita infostrateegiast tulenevaid nõudeid.
Infojuhtimise strateegia puudutab meetodeid, kuidas infoteenused on organiseeritud institutsioonis (kesksed, jagatud, sisse-ostetud teenused), infopoliitikat, informatsioonile juurdepääsu ja kasutamist.
Muudatuste juhtimise ja elluviimise strateegia määratleb, missuguseid organisatsioonilisi muudatusi on tarvis, et infosüsteemi strateegia oleks edukas ning millal ja kes peaks seda teostama. Tähtis on, et strateegia elluviijad oleksid kaasatud selle formuleerimisse ja planeerimisse ning osaleksid vastavas tööprotsessis algusest lõpuni. ( Vt Infosüsteemi strateegia komponendid alloleval joonisel.