3.1. INFOSÜSTEEM ETTEVÕTTES. Informatsioon organisatsioonis. Nõuded informatsioonile
Ettevõte kui ärisüsteem on süsteem, mis koosneb:
Organisatsioonilisest struktuurist : siia kuuluvad organisatsiooni struktuurüksused, ametikohad, rollid...
Inimestest ja ressurssidest, mis töötavad kooskõlas kindlate reeglite ja protseduuride alusel organisatsiooni eesmärkide täitmiseks:
Inimtööjõud kui ressurss, füüsilised ressursid, kontseptuaalsed ressursid.
Ärisüsteemi toimimise ressursid:
Füüsilised ressursid
Otseselt toote või teenuse tootmiseks suunatud, nagu näiteks:
Raha, maa, seadmed, riist- ja tarkvara, tööjõud...
Kontseptuaalsed ressursid
Kasutatakse organisatsiooni tegevuse toetamiseks, nagu näiteks:
Andmed, informatsioon, teadmised, kogemused, motivatsioon, ideed ja otsustused, know-how...
Ettevõtte üldine eesmärk
Rahuldada omanike vajadusi
Teenida tulu või muud mõõdetavat väärtust praegu ja tulevikus
Rahuldada töötajate vajadusi
Tagada turvaline rahuldust pakkuv (töö)keskkond praegu ja tulevikus (motivatsioon)
Rahuldada klientide vajadusi
Tagada, et turg (kliendid) oleks rahul praegu ja tulevikus (turu kasv?)
Organisatsiooni toimimise mudel:
Organisatsiooni protsessi sisend: Materjal või muu ressurss, mida organisatsioon saab väljast poolt või toodab ise
Organisatsiooni protsessi väljundid: Tooted või teenused – vahendid, millega organisatsioon täidab oma eesmärke
Protsesside toimimiseks on vaja organisatsiooni juhtida.
Organisatsiooni juhtimine: mõned põhimõtted
Selleks, et organisatsioon saaks efektiivselt funktsioneerida, peab kõiki tegevusi juhtima efektiivselt ja organiseeritult.
See on teisisõnu otsuste tegemine, kuidas parimal viisil saavutada ettevõtte eesmärke. Selleks omakorda
on vaja hinnata, kas ja kui palju ettevõte on oma eesmärke täitnud. Selleks on vaja informatsiooni:
Nõuded informatsioonile
Juhtimise edukus sõltub info kvaliteedist ja sellele juurdepääsust.
Info peab olema:
Äriprotsessi jaoks aktuaalne, õigeaegne, õige, kooskõlaline, kasutuskõlblik;
Vastavuses väljast poolt organisatsiooni tulenevatele ärinõuetele (Seadused, eeskirjad, lepingud);
Vastama organisatsiooni sisemistele (juhtimise aluseks olevatele) infovajadustele.
Traditsiooniline juhtmishierarhia ja otsuste tasemed, nõuded informatsioonile
Esimese astme juhid: Vastutavad organisatsiooni igapäevase tegevuse eest.
Informatsioon on töötlemata kujul faktidena (andmed). Infot on töötlemiseks palju!
Info on väärtuslik suhteliselt lühikese aja jooksul (nt. kui suur on ühe päeva tellimuste arv).
Vajalik on statistiline andmetöötlus ja andmeanalüüs.
Kõrgema astme juhtkond: Jälgib pikemaajalist perspektiivi.
Informatsioon sellel tasemel nõuab kõrgema taseme kogemust ja teadmisi.
Info on väärtuslik pikema perioodi (nt. millises suunas peaks ettevõte arenema).
Informatsioon on töödeldud ja tuletatud kujul.
Alloleval joonisel on kujutatud traditsiooniline juhtimishierarhia ja püramiidikujuline äristruktuur,
kus igale otsuste tasemele peab leiduma vastav informatsioon.
Organisatsioonilisest struktuurist : siia kuuluvad organisatsiooni struktuurüksused, ametikohad, rollid...
Inimestest ja ressurssidest, mis töötavad kooskõlas kindlate reeglite ja protseduuride alusel organisatsiooni eesmärkide täitmiseks:
Inimtööjõud kui ressurss, füüsilised ressursid, kontseptuaalsed ressursid.
Ärisüsteemi toimimise ressursid:
Füüsilised ressursid
Otseselt toote või teenuse tootmiseks suunatud, nagu näiteks:
Raha, maa, seadmed, riist- ja tarkvara, tööjõud...
Kontseptuaalsed ressursid
Kasutatakse organisatsiooni tegevuse toetamiseks, nagu näiteks:
Andmed, informatsioon, teadmised, kogemused, motivatsioon, ideed ja otsustused, know-how...
Ettevõtte üldine eesmärk
Rahuldada omanike vajadusi
Teenida tulu või muud mõõdetavat väärtust praegu ja tulevikus
Rahuldada töötajate vajadusi
Tagada turvaline rahuldust pakkuv (töö)keskkond praegu ja tulevikus (motivatsioon)
Rahuldada klientide vajadusi
Tagada, et turg (kliendid) oleks rahul praegu ja tulevikus (turu kasv?)
Organisatsiooni toimimise mudel:
Organisatsiooni protsessi sisend: Materjal või muu ressurss, mida organisatsioon saab väljast poolt või toodab ise
Organisatsiooni protsessi väljundid: Tooted või teenused – vahendid, millega organisatsioon täidab oma eesmärke
Protsesside toimimiseks on vaja organisatsiooni juhtida.
Organisatsiooni juhtimine: mõned põhimõtted
Selleks, et organisatsioon saaks efektiivselt funktsioneerida, peab kõiki tegevusi juhtima efektiivselt ja organiseeritult.
See on teisisõnu otsuste tegemine, kuidas parimal viisil saavutada ettevõtte eesmärke. Selleks omakorda
on vaja hinnata, kas ja kui palju ettevõte on oma eesmärke täitnud. Selleks on vaja informatsiooni:
- Turu nõudluse ja (klientide/ info)vajaduste kohta;
- Enda tegevuse ning selle tulemuse kohta.
Nõuded informatsioonile
Juhtimise edukus sõltub info kvaliteedist ja sellele juurdepääsust.
Info peab olema:
Äriprotsessi jaoks aktuaalne, õigeaegne, õige, kooskõlaline, kasutuskõlblik;
Vastavuses väljast poolt organisatsiooni tulenevatele ärinõuetele (Seadused, eeskirjad, lepingud);
Vastama organisatsiooni sisemistele (juhtimise aluseks olevatele) infovajadustele.
Traditsiooniline juhtmishierarhia ja otsuste tasemed, nõuded informatsioonile
Esimese astme juhid: Vastutavad organisatsiooni igapäevase tegevuse eest.
Informatsioon on töötlemata kujul faktidena (andmed). Infot on töötlemiseks palju!
Info on väärtuslik suhteliselt lühikese aja jooksul (nt. kui suur on ühe päeva tellimuste arv).
Vajalik on statistiline andmetöötlus ja andmeanalüüs.
Kõrgema astme juhtkond: Jälgib pikemaajalist perspektiivi.
Informatsioon sellel tasemel nõuab kõrgema taseme kogemust ja teadmisi.
Info on väärtuslik pikema perioodi (nt. millises suunas peaks ettevõte arenema).
Informatsioon on töödeldud ja tuletatud kujul.
Alloleval joonisel on kujutatud traditsiooniline juhtimishierarhia ja püramiidikujuline äristruktuur,
kus igale otsuste tasemele peab leiduma vastav informatsioon.
Infosüsteemi rakendused on seotud ettevõtte mõne põhi- või abistava tegevusega.
Tagavad eri taseme juhtidele otsuste tegemiseks vajaliku informatsiooni.
Infosüsteem otsuste tegemisel aluseks kõikidel organisatsiooni tasanditel.
Juhtimisalaste otsuste tegemisel on aluseks organisatsiooni juhtimise infosüsteem.
Võivad olla aluseks otsuste tegemisel tuleviku suhtes (tulevikuseire, prognoosid).
Infosüsteeme võib klassifitseerida...
Kasutajate hulga järgi:
Personaalsed infosüsteemid
Meeskonna infosüsteemid
Ettevõtte infosüsteemid
Riigi infosüsteemid
Funktsionaalsuse järgi:
Kommunikatsiooni süsteemid
Majandusarvestused süsteemid
Logistikasüsteemid
Turundus- ja müügi süsteemid
Personalihaldussüsteemid
Geoinfosüsteemid
Näiteid infosüsteemide klassifikatsioonist:
Riigi infosüsteemid, nt E-Kinnistusraamat - vt Registrite ja Infosüsteemide Keskus
Dokumendihaldussüsteemid, nt Postipoiss
E-õppe süsteemid, nt Moodle, IVA
Multimeediumsüsteemid, nt interaktiivsed infokioskid
Geoinfosüsteemid, nt avatud kaardirakendused koos transpordianalüüsi ja naabrusülesannetega jms, Maa-ameti geoportaal
Õigusinfosüsteemid, nt Eelnõudeinfosüsteem ,ESTLEX
Raamatukogu-süsteemid, nt Millenium
nfo-otsisüsteemid, nt Google, Yahhoo
Portaalid, nt Eesti.ee
Virtuaalraamatukogud, SOSIG , Infomine , Biz/ed
Personaalsed infosüsteemid on süsteemid, mis jagavad informatsiooni, mida vajavad üksikisikutest otsuste tegijad igapäevaste otsuste tegemisel.
Informatsioon on sageli töötlemata andmete kujul. Valitud rakendus on taskukohane.
Informatsioon ja andmemaht on ulatuses, mida suudavad hallata üksikisikud.
Meeskonna infosüsteemid on süsteemid, mis toetavad gruppe otsuste taktikaliste otsuste tegemisel.
Süsteem on kohandatud tööks mitmele samaaegselt töötavale töötajale.
Süsteem, riistvara ja tarkvara peavad võimaldama samaaegset andmete uuendamist mitme kasutaja poolt.
Ettevõtte infosüsteemid on süsteemid, mis toetavad otsuseid, mis on seotud kogu organisatsiooniga ja jagavad laialdast pikaajalist ettevõtte informatsiooni.
Näiteks arengusuunad, aastaaruanded jms. Toetavad ettevõtte põhitegevust ja äriliste eemärkide saavutamist.
Näide: Juhtimise infosüsteem on ettevõtte infosüsteem, mis toetab strateegiliste eesmärkide saavutamist.
Infosüsteemide arendamine ettevõtte keskkonnas ja sellega seotud tegevused on alljärgnevad:
Läbiv tegevus infosüsteemi kavandamisel ja loomisel on kvaliteedijuhtimine ja süsteemi kvaliteedi, tõrgeteta töö tagamine.
Infosüsteemi loomise (ahel)skeel on kujutatud alljärgneval joonisel:
Tagavad eri taseme juhtidele otsuste tegemiseks vajaliku informatsiooni.
Infosüsteem otsuste tegemisel aluseks kõikidel organisatsiooni tasanditel.
Juhtimisalaste otsuste tegemisel on aluseks organisatsiooni juhtimise infosüsteem.
Võivad olla aluseks otsuste tegemisel tuleviku suhtes (tulevikuseire, prognoosid).
Infosüsteeme võib klassifitseerida...
Kasutajate hulga järgi:
Personaalsed infosüsteemid
Meeskonna infosüsteemid
Ettevõtte infosüsteemid
Riigi infosüsteemid
Funktsionaalsuse järgi:
Kommunikatsiooni süsteemid
Majandusarvestused süsteemid
Logistikasüsteemid
Turundus- ja müügi süsteemid
Personalihaldussüsteemid
Geoinfosüsteemid
Näiteid infosüsteemide klassifikatsioonist:
Riigi infosüsteemid, nt E-Kinnistusraamat - vt Registrite ja Infosüsteemide Keskus
Dokumendihaldussüsteemid, nt Postipoiss
E-õppe süsteemid, nt Moodle, IVA
Multimeediumsüsteemid, nt interaktiivsed infokioskid
Geoinfosüsteemid, nt avatud kaardirakendused koos transpordianalüüsi ja naabrusülesannetega jms, Maa-ameti geoportaal
Õigusinfosüsteemid, nt Eelnõudeinfosüsteem ,ESTLEX
Raamatukogu-süsteemid, nt Millenium
nfo-otsisüsteemid, nt Google, Yahhoo
Portaalid, nt Eesti.ee
Virtuaalraamatukogud, SOSIG , Infomine , Biz/ed
Personaalsed infosüsteemid on süsteemid, mis jagavad informatsiooni, mida vajavad üksikisikutest otsuste tegijad igapäevaste otsuste tegemisel.
Informatsioon on sageli töötlemata andmete kujul. Valitud rakendus on taskukohane.
Informatsioon ja andmemaht on ulatuses, mida suudavad hallata üksikisikud.
Meeskonna infosüsteemid on süsteemid, mis toetavad gruppe otsuste taktikaliste otsuste tegemisel.
Süsteem on kohandatud tööks mitmele samaaegselt töötavale töötajale.
Süsteem, riistvara ja tarkvara peavad võimaldama samaaegset andmete uuendamist mitme kasutaja poolt.
Ettevõtte infosüsteemid on süsteemid, mis toetavad otsuseid, mis on seotud kogu organisatsiooniga ja jagavad laialdast pikaajalist ettevõtte informatsiooni.
Näiteks arengusuunad, aastaaruanded jms. Toetavad ettevõtte põhitegevust ja äriliste eemärkide saavutamist.
Näide: Juhtimise infosüsteem on ettevõtte infosüsteem, mis toetab strateegiliste eesmärkide saavutamist.
Infosüsteemide arendamine ettevõtte keskkonnas ja sellega seotud tegevused on alljärgnevad:
- Süsteemi eesmärkide määratlemine (kellele, milleks);
- Strateegia formuleerimine;
- Eelarvestamine (ressursid);
- Riskide määratlemine (riskijuhtimine) ja riskide hajutamine;
- Keskkondade määratlemine (mikro- ja makrotasand, kus ettevõte tegutseb);
- Sihtgruppide (süsteemi kasutajate) määratlemine;
- Infovajaduse määratlemine (mida süsteem peab lahendama, mis infot sisaldama, sisendid ja väljundid);
- Probleemi määratlemine (sisaldab hetkeolukorra analüüsi ja soovitavat tulemust);
- Andmete/ info kogumine (sihtrühmade küsitlemine, ootuste välja selgitamine);
- Probleemi ümberformuleerimine (lahenduseks, milline peab olema loodava süsteemi funktsionaalsus);
- Ideede otsimine (sarnaste, juba hästi töötavate süsteemide uurimine);
- Lahenduse leidmine (protokollitakse arendusvajadused);
- Analüüs ja modelleerimine (kirjutatakse analüüsidokument läbi mitmetasandiliste vaadete ja mudelite);
- Süsteemi disain ja lahenduse loomine (süsteemi loomine, arendustööd -programmeerimine);
- Testimine, rakendamine (Tagasiside kogumine, uued arendusvajadused, muudatused).
Läbiv tegevus infosüsteemi kavandamisel ja loomisel on kvaliteedijuhtimine ja süsteemi kvaliteedi, tõrgeteta töö tagamine.
Infosüsteemi loomise (ahel)skeel on kujutatud alljärgneval joonisel:
Kokkuvõte: Ettevõtte edukus sõltub valitud süsteemist. Põhjendusi:
Enamik organisatsioone on ehitatud infole ja teadmistele.
IT kasvav osa nii äris kui avalikus halduses: protsessidega seonduv teabehaldus (knowledge management) – tegeleb organisatsiooni teabe (nii kirja pandud kui ka struktureerimata) haldamisega (rakendus: IS- dokumendihaldus)
Organisatsiooni probleem: info liikumise korraldamine (info liikumatus, moonutamine jne) ilma kommunikatsioonimürata
IT eesmärgiks on info juhtimine (õiged kanalid), hoidmine (salvestamine, säilitamine) ja edasiandmine. Infosüsteem loob selleks eeldused ja alused.
Ettevõtte edukus sõltub IT juhi rollist:
Infosüsteemi juhi roll on ettevõtte infosüsteemi arendamine: planeerib ja korraldab ettevõtte infotöötlust ja andmete säilitamist.
IS juhi olulised oskused firma töös: strateegiline mõtlemine ja ärivisioon, inimeste juhtimine, kommunikatsioonivõime, valdkonna tundmine ja kogemused, arendustegevus ja juhtimine, projektijuhtimine, analüüs ja probleemide lahendamine, tehnilised teadmised.
IS juhi ülesanded: äriprotsesside sihipärane arendamine ja kvaliteedikontroll. IS juhi tööriistad on süsteemi (äri) analüüsi vahendid.
Enamik organisatsioone on ehitatud infole ja teadmistele.
IT kasvav osa nii äris kui avalikus halduses: protsessidega seonduv teabehaldus (knowledge management) – tegeleb organisatsiooni teabe (nii kirja pandud kui ka struktureerimata) haldamisega (rakendus: IS- dokumendihaldus)
Organisatsiooni probleem: info liikumise korraldamine (info liikumatus, moonutamine jne) ilma kommunikatsioonimürata
IT eesmärgiks on info juhtimine (õiged kanalid), hoidmine (salvestamine, säilitamine) ja edasiandmine. Infosüsteem loob selleks eeldused ja alused.
Ettevõtte edukus sõltub IT juhi rollist:
Infosüsteemi juhi roll on ettevõtte infosüsteemi arendamine: planeerib ja korraldab ettevõtte infotöötlust ja andmete säilitamist.
IS juhi olulised oskused firma töös: strateegiline mõtlemine ja ärivisioon, inimeste juhtimine, kommunikatsioonivõime, valdkonna tundmine ja kogemused, arendustegevus ja juhtimine, projektijuhtimine, analüüs ja probleemide lahendamine, tehnilised teadmised.
IS juhi ülesanded: äriprotsesside sihipärane arendamine ja kvaliteedikontroll. IS juhi tööriistad on süsteemi (äri) analüüsi vahendid.