2.1. Infosüsteem juhtimise vahendina
Entsüklopeedia Britannica mõiste infosüsteemist hõlmab organisatsiooni juhtimist, teadmustööd, koostööd ja kommunikatsiooni: „Information systems bring new options to the way companies interact, the way organizations are structured, and the way workplaces are designed. Information system is an integrated set of components for collecting, storing, processing, and communicating information. Business firms, other organizations, and individuals in contemporary society rely on information. The main objectives of office information systems are to facilitate communication and collaboration between the members of an organization and to facilitate them between organizations. Information systems support operations, knowledge work, and management in organizations“.
Juhtimise infosüsteem – „Management Information System“ on protseduuride ja rakenduste kogum, mille eesmärgiks on juhtimisotsustuste tegemiseks vajaliku kvaliteetse informatsiooni tagamine.
Juhtimise infosüsteemi moodustavad kõik kasutatavad infoallikad, rakendused ja protseduurid. Põhifunktsioonideks on aruandlus, prognoosimine, paremate juhtimisotsuste toetamine.
Organisatsiooni juhtimise põhimõtted
Selleks, et organisatsioon saaks efektiivselt funktsioneerida, peab kõiki tegevusi juhtima efektiivselt ja organiseeritult. See on teisisõnu otsuste tegemine, kuidas parimal viisil saavutada ettevõtte eesmärke. Selleks on vaja hinnata, kas ja kui palju ettevõte on oma eesmärke täitnud. Selleks omakorda on vaja informatsiooni: turu nõudluse/vajaduste kohta, enda tegevuse ning selle tulemuse kohta.
Juhtimise edukus sõltub info kvaliteedist ja juurdepääsust. Selleks esitame nõuded informatsioonile.
Info peab olema:
Äriprotsessi jaoks aktuaalne, õigeaegne, õige, kooskõlaline, kasutuskõlblik. Vastavuses väljast poolt organisatsiooni tulenevatele ärinõuetele (infovajadustele). Võtma arvesse selliseid „piiranguid“ ja reegleid nagu seadused, eeskirjad, lepingud.
Infosüsteemide rakendusi saab klassifitseerida:
Kasutajate hulga järgi
Funktsionaalsuse järgi
IKT rakenduste tüübid on (näited):
Universaalsed rakendused: Rahuldavad suure hulga lõpptarbijaid, nt. MS Word jm. Kontorirakendused.
Teatud tüüpi ettevõtetele loodud rakendused, nt. hotelli- ja restoranisüsteemid, liikluse juhtimise süsteemid.
Unikaalsed rakendused: Luuakse konkreetse tarbija soove arvestades. Nt. elektri- ja soojamõõturite lugemite arvestamine elanikele arvete koostamisel.
Kohandatud rakendused: Modifitseeritud universaalsed rakendused, Nt. MS Word dokumendipõhjadega.
Äri arenduse mõiste ja suunad
Ettevõtte äritegevus tuleb üles ehitada ja seda vajaduse korral edaspidi arendada – äri arendus. “Äri arenduse valdkond moodustub äri-, infosüsteemide ning klassikalise süsteemse lähenemise konvergentsist” (C. Marshall ).
Kaks suunda äritegevuse arendamises:
Evolutsiooniline
Revolutsiooniline
Infotehnoloogia kasutamise põhjused äriprotsessides:
Äriprotsessi arengu võimaldaja roll. Võimaldab korraldada ettevõtte äriprotsesse nii nagu poleks võimalik nende vahenditeta, hallata tulemuslikumalt komplitseeritud äriarenduse protsessi.
Lisapõhjused:
Olemasolevates äriprotsessides on mingid infotehnoloogiavahendid juba kasutusel. Tavaliselt on selleks kontoritarkvara rakendused, failihaldusprograamid vms, näiteks informatsiooni hoitakse MS Exceli tabelites, MS Wordi dokumentidega, hajusate andmekogumitena.
Sageli on informatsioon ettevõtte jaoks väga suure väärtusega ja seetõttu ongi vajalik kõikehõlmava süsteemi loomine.
Äri arenduse ja infotehnoloogia seosed, kasutusvõimalused vastavalt muudatuste ulatusele on alljärgnevad:
Evolutsiooniline suund:
Automatiseerimine: Mingi inimtöö asendamine arvutitööga. Tavaliselt leiab taunimist kuid võib leida ka positiivseid külgi.
Ratsionaliseerimine: IT vahendite kasutamine lokaalse tulu saamise eesmärgil ettevõtte mingi funktsionaalse üksuse piires.
Revolutsiooniline suund:
Reorganiseerimine: IT vahendite rakendamine mitmeid funktsionaalseid üksusi läbiva äriprotsessi ümberkujundamiseks.
Transformatsioon: Äritegevuse iseäranis ulatuslik ümberkorraldamine, täielik ülekandmine võrgukeskkonda.
Infosüsteemi valdkonnad ja roll äritegevuses.
Infosüsteemi äritegevuses võib mõista kitsamalt või laiemalt. Kuna integreeritud süsteemi loomine ettevõttes on raske, eriti äri alustades, siis sageli mõistetakse seda „kitsamalt“ ja samastatakse infosüsteemi ettevõtte mõne tegevusvaldkonna infosüsteemiga. Veelgi sagedamini samastatakse infosüsteemi ettevõttes mõne kasutuseloleva tarkvarapaketi või rakendusega. Sageli on ettevõttes kasutusel hulk erinevas vormingus hajusat informatsiooni – nn “informatsiooni saarekesed”, nt eri tarkvara platvormidel olevad failid, puduub ühtne juudrepääs otsinguks, päringusüsteem jne.
Infosüsteemi võib mõista ka laiemalt, üle ettevõtte piiride ulatuvana ja seda seostada ka teiste ettevõtete infosüsteemidega. Mõningatel juhtudel on kasutajateks mitmed sama tüüpi ettevõtted, nt logistika- või reisifirmade broneerimisüsteemid, raamatukogusüsteemid jne; teistel juhtudel on tegemist mõne valdkonna infosüsteemiga, nt filmi infosüsteem jne.
Infosüsteemi oluline roll: infosüsteem on äritegevuse lahutamatu koostisosa. Infosüsteem ei ole arenduses eesmärgiks omaette, vaid on allutatud ärilistele eesmärkidele.
Süsteemne mõtlemine, mõned põhimõtted:
Määratletavuse printsiip: Kõike, mida käsitletakse, tuleb võimalikult täpselt määratleda.
Mittetäielikkuse printsiip: Ei ole võimalik kõike arvesse võtta, kõike määratleda ja põhjendada.
Vältimatu arengu printsiip: Kõik areneb, kõik võib igal hetkel muutuda (või püsida muutumatuna).
Ettemääramatuse printsiip: See, milline arenguvariantidest järgmisel hetkel realiseerub, ei pruugi olla täpselt ennustatav.
Sihtidest lähtumise printsiip: Mis tahes tegevuse korral tuleb alati lähtuda sellest, milline on oodatav tulemus.
Kokkuvõte: Infosüsteem on oluline organisatsiooni juhtimise vahend.
Infosüsteemi kasutamiseks ärilistel eesmärkidel võib välja tuua mitmeid põhjendusi (vt allolev nimekiri).
Infosüsteemi kasutamise põhjendusi ärijuhtimises:
Olemasoleva äri ülesehituse parem mõistmine;
Äri toetavate infosüsteemide loomise lähtealuseks olemine;
Äritegevuse parendamise lähtealuseks olemine ja ümberkorraldatud äritegevuse kujutamine;
Uue ärikontseptsiooni katsetamine või konkureeriva ettevõtte äri uurimine;
Mittepõhitegevusega seotud teenuste väljastpoolt ostmise võimaluste näitamine.
Juhtimise infosüsteem – „Management Information System“ on protseduuride ja rakenduste kogum, mille eesmärgiks on juhtimisotsustuste tegemiseks vajaliku kvaliteetse informatsiooni tagamine.
Juhtimise infosüsteemi moodustavad kõik kasutatavad infoallikad, rakendused ja protseduurid. Põhifunktsioonideks on aruandlus, prognoosimine, paremate juhtimisotsuste toetamine.
Organisatsiooni juhtimise põhimõtted
Selleks, et organisatsioon saaks efektiivselt funktsioneerida, peab kõiki tegevusi juhtima efektiivselt ja organiseeritult. See on teisisõnu otsuste tegemine, kuidas parimal viisil saavutada ettevõtte eesmärke. Selleks on vaja hinnata, kas ja kui palju ettevõte on oma eesmärke täitnud. Selleks omakorda on vaja informatsiooni: turu nõudluse/vajaduste kohta, enda tegevuse ning selle tulemuse kohta.
Juhtimise edukus sõltub info kvaliteedist ja juurdepääsust. Selleks esitame nõuded informatsioonile.
Info peab olema:
Äriprotsessi jaoks aktuaalne, õigeaegne, õige, kooskõlaline, kasutuskõlblik. Vastavuses väljast poolt organisatsiooni tulenevatele ärinõuetele (infovajadustele). Võtma arvesse selliseid „piiranguid“ ja reegleid nagu seadused, eeskirjad, lepingud.
Infosüsteemide rakendusi saab klassifitseerida:
Kasutajate hulga järgi
- Personaalsed infosüsteemid
- Meeskonna infosüsteemid
- Ettevõtte infosüsteemid
- Riigi infosüsteemid
Funktsionaalsuse järgi
- Kontorilahendused
- Kommunikatsiooni süsteemid
- Majandusarvestused süsteemid
- Logistikasüsteemid
- Turundus- ja müügi süsteemid
- Personalihaldussüsteemid
- Geoinfosüsteemid
IKT rakenduste tüübid on (näited):
Universaalsed rakendused: Rahuldavad suure hulga lõpptarbijaid, nt. MS Word jm. Kontorirakendused.
Teatud tüüpi ettevõtetele loodud rakendused, nt. hotelli- ja restoranisüsteemid, liikluse juhtimise süsteemid.
Unikaalsed rakendused: Luuakse konkreetse tarbija soove arvestades. Nt. elektri- ja soojamõõturite lugemite arvestamine elanikele arvete koostamisel.
Kohandatud rakendused: Modifitseeritud universaalsed rakendused, Nt. MS Word dokumendipõhjadega.
Äri arenduse mõiste ja suunad
Ettevõtte äritegevus tuleb üles ehitada ja seda vajaduse korral edaspidi arendada – äri arendus. “Äri arenduse valdkond moodustub äri-, infosüsteemide ning klassikalise süsteemse lähenemise konvergentsist” (C. Marshall ).
Kaks suunda äritegevuse arendamises:
Evolutsiooniline
Revolutsiooniline
Infotehnoloogia kasutamise põhjused äriprotsessides:
Äriprotsessi arengu võimaldaja roll. Võimaldab korraldada ettevõtte äriprotsesse nii nagu poleks võimalik nende vahenditeta, hallata tulemuslikumalt komplitseeritud äriarenduse protsessi.
Lisapõhjused:
Olemasolevates äriprotsessides on mingid infotehnoloogiavahendid juba kasutusel. Tavaliselt on selleks kontoritarkvara rakendused, failihaldusprograamid vms, näiteks informatsiooni hoitakse MS Exceli tabelites, MS Wordi dokumentidega, hajusate andmekogumitena.
Sageli on informatsioon ettevõtte jaoks väga suure väärtusega ja seetõttu ongi vajalik kõikehõlmava süsteemi loomine.
Äri arenduse ja infotehnoloogia seosed, kasutusvõimalused vastavalt muudatuste ulatusele on alljärgnevad:
Evolutsiooniline suund:
Automatiseerimine: Mingi inimtöö asendamine arvutitööga. Tavaliselt leiab taunimist kuid võib leida ka positiivseid külgi.
Ratsionaliseerimine: IT vahendite kasutamine lokaalse tulu saamise eesmärgil ettevõtte mingi funktsionaalse üksuse piires.
Revolutsiooniline suund:
Reorganiseerimine: IT vahendite rakendamine mitmeid funktsionaalseid üksusi läbiva äriprotsessi ümberkujundamiseks.
Transformatsioon: Äritegevuse iseäranis ulatuslik ümberkorraldamine, täielik ülekandmine võrgukeskkonda.
Infosüsteemi valdkonnad ja roll äritegevuses.
Infosüsteemi äritegevuses võib mõista kitsamalt või laiemalt. Kuna integreeritud süsteemi loomine ettevõttes on raske, eriti äri alustades, siis sageli mõistetakse seda „kitsamalt“ ja samastatakse infosüsteemi ettevõtte mõne tegevusvaldkonna infosüsteemiga. Veelgi sagedamini samastatakse infosüsteemi ettevõttes mõne kasutuseloleva tarkvarapaketi või rakendusega. Sageli on ettevõttes kasutusel hulk erinevas vormingus hajusat informatsiooni – nn “informatsiooni saarekesed”, nt eri tarkvara platvormidel olevad failid, puduub ühtne juudrepääs otsinguks, päringusüsteem jne.
Infosüsteemi võib mõista ka laiemalt, üle ettevõtte piiride ulatuvana ja seda seostada ka teiste ettevõtete infosüsteemidega. Mõningatel juhtudel on kasutajateks mitmed sama tüüpi ettevõtted, nt logistika- või reisifirmade broneerimisüsteemid, raamatukogusüsteemid jne; teistel juhtudel on tegemist mõne valdkonna infosüsteemiga, nt filmi infosüsteem jne.
Infosüsteemi oluline roll: infosüsteem on äritegevuse lahutamatu koostisosa. Infosüsteem ei ole arenduses eesmärgiks omaette, vaid on allutatud ärilistele eesmärkidele.
Süsteemne mõtlemine, mõned põhimõtted:
Määratletavuse printsiip: Kõike, mida käsitletakse, tuleb võimalikult täpselt määratleda.
Mittetäielikkuse printsiip: Ei ole võimalik kõike arvesse võtta, kõike määratleda ja põhjendada.
Vältimatu arengu printsiip: Kõik areneb, kõik võib igal hetkel muutuda (või püsida muutumatuna).
Ettemääramatuse printsiip: See, milline arenguvariantidest järgmisel hetkel realiseerub, ei pruugi olla täpselt ennustatav.
Sihtidest lähtumise printsiip: Mis tahes tegevuse korral tuleb alati lähtuda sellest, milline on oodatav tulemus.
Kokkuvõte: Infosüsteem on oluline organisatsiooni juhtimise vahend.
Infosüsteemi kasutamiseks ärilistel eesmärkidel võib välja tuua mitmeid põhjendusi (vt allolev nimekiri).
Infosüsteemi kasutamise põhjendusi ärijuhtimises:
Olemasoleva äri ülesehituse parem mõistmine;
Äri toetavate infosüsteemide loomise lähtealuseks olemine;
Äritegevuse parendamise lähtealuseks olemine ja ümberkorraldatud äritegevuse kujutamine;
Uue ärikontseptsiooni katsetamine või konkureeriva ettevõtte äri uurimine;
Mittepõhitegevusega seotud teenuste väljastpoolt ostmise võimaluste näitamine.